La privacidad de los datos y la seguridad de los tratamientos se han convertido en un requisito esencial en el entorno empresarial. Para las pymes, cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) puede parecer un desafío, pero con las herramientas adecuadas, es totalmente manejable. Una de estas herramientas es la Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD). Aquí te explicamos cómo llevar a cabo una DPIA para asegurar que tu empresa maneje los datos personales de forma segura y cumpla con la ley.

¿Qué es una Evaluación de Impacto y por qué es importante?

Una EIPD es un proceso que ayuda a identificar y mitigar los riesgos que el tratamiento de datos personales puede representar para los derechos y libertades de las personas. Es especialmente importante para las actividades de procesamiento que podrían implicar un alto riesgo. Realizar una DPIA no solo te ayuda a cumplir con la normativa, sino que también protege la reputación de tu empresa y fortalece la confianza de tus clientes.

Pasos para realizar una EIPD

1. Determinar la necesidad de una EIPD
  • Identificar el tratamiento de datos: Define claramente el proyecto o actividad que implica el uso de datos personales. Esto incluye qué datos se recopilan, cómo se obtienen y para qué se utilizan.
  • Evaluar los riesgos: Decide si necesitas una DPIA. Generalmente, es necesaria si tratas con grandes volúmenes de datos, datos sensibles (como información médica), o utilizas nuevas tecnologías que podrían afectar la privacidad.
2. Describir el procesamiento
  • Naturaleza del tratamiento: Describe detalladamente los tipos de datos personales que procesas, los métodos de recopilación y las entidades involucradas (por ejemplo, empleados, clientes, proveedores).
  • Contexto y finalidad: Explica el propósito del procesamiento y el contexto en que se realiza. Asegúrate de justificar la necesidad del procesamiento y cómo este se alinea con los objetivos de tu empresa.
3. Consultar a las partes interesadas
  • Interesados internos: Habla con tus empleados y departamentos relevantes (como IT o ventas) para obtener una visión completa de cómo se manejan los datos.
  • Interesados externos: Considera consultar con clientes o proveedores para entender mejor cómo se perciben tus prácticas de manejo de datos y obtener sus sugerencias.
4. Evaluar la necesidad y proporcionalidad
  • Necesidad del tratamiento: Verifica que el procesamiento de datos es absolutamente necesario para tu negocio. Considera alternativas menos invasivas.
  • Proporcionalidad: Asegúrate de que los beneficios del procesamiento superan los riesgos para la privacidad de las personas.
5. Identificar y evaluar los riesgos
  • Riesgos para los derechos y libertades: Identifica posibles amenazas a la privacidad, como accesos no autorizados, pérdida de datos o errores en la gestión de los datos.
  • Evaluación del impacto: Analiza la probabilidad y gravedad de estos riesgos para priorizar las medidas de mitigación necesarias.
6. Implementar medidas para mitigar los riesgos
  • Medidas técnicas y organizativas: Implementa acciones concretas para reducir los riesgos. Esto puede incluir cifrado de datos, controles de acceso estrictos y políticas claras de retención de datos.
  • Plan de acción: Desarrolla un plan con plazos y responsabilidades específicas para implementar estas medidas. Asegúrate de que todas las acciones propuestas sean realistas y se puedan llevar a cabo dentro de tus recursos.
7. Documentar y revisar la EIPD
  • Documentación: Mantén un registro detallado de todo el proceso de EIPD. Esto incluye la descripción del procesamiento, los riesgos identificados, las medidas implementadas y los resultados obtenidos.
  • Revisión continua: La EIPD no es un ejercicio de una sola vez. Establece un proceso de revisión regular para actualizar la DPIA según sea necesario, especialmente cuando haya cambios significativos en el tratamiento de datos o se identifiquen nuevos riesgos.

Además, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha facilitado un listado de aquellos tratamientos que puedan requerir de una EIPD, así como herramientas gratuitas para la realización de estas.

Realizar una EIPD es una práctica esencial para gestionar los riesgos asociados con el procesamiento de datos personales y para cumplir con las normativas de protección de datos. Este proceso no solo protege los derechos y libertades de las personas, sino que también fortalece la confianza de tus clientes y mejora la reputación de tu empresa. Desde LVS2 ayudamos a las empresas a cumplimentar y documentar cada fase del proceso, tu pyme puede asegurar un enfoque proactivo y responsable hacia la protección de datos.