Por qué no se puede pedir una copia del documento
Solicitar o conservar una copia del DNI o pasaporte infringe el principio de minimización de datos recogido en el artículo 5.1.c) del RGPD. Este principio establece que solo deben tratarse los datos estrictamente necesarios para la finalidad del tratamiento.
Una copia del documento contiene información sensible adicional (fotografía, nombres de los padres, número CAN) que no es requerida por el Real Decreto y que aumenta innecesariamente el riesgo de suplantación de identidad.
Casos reales: sanciones por pedir copia del documento
La AEPD puede imponer multas de hasta 100.000 € por el tratamiento excesivo de datos en alojamientos turísticos, como la fotocopia o escaneo del DNI de los huéspedes.
Algunos ejemplos reales incluyen:
- En una comunidad del norte de España, un establecimiento fue multado con 1.500 € (reducido a 1.200 € por pronto pago) por exigir la fotocopia del DNI y cancelar la reserva cuando el cliente se negó.
- En otra región del litoral mediterráneo, un alojamiento fue sancionado con 30.000 €, reducida a 15.000 €, por escanear y almacenar pasaportes completos en los dispositivos del personal.
Plataformas como Airbnb también están afectadas
La normativa no solo aplica a hoteles o establecimientos tradicionales. En 2023, la AEPD sancionó con 75.000 € a una empresa que gestionaba propiedades en Airbnb por solicitar fotografías del DNI (anverso y reverso) y selfies del huésped durante el proceso de check-in online.
Más allá de las multas: consecuencias prácticas
El riesgo no se limita al aspecto económico. Las consecuencias de incumplir la normativa incluyen:
- Daño reputacional: una denuncia o inspección puede generar desconfianza entre los clientes.
- Bloqueo de operaciones: un procedimiento sancionador puede paralizar temporalmente los registros de entrada.
- Pérdida de competitividad: los huéspedes valoran cada vez más la protección de sus datos personales.
Adaptarse a la normativa no es solo una obligación legal, sino una estrategia de calidad y profesionalización del servicio.
LVS2
¿Qué datos se pueden recoger?
La AEPD especifica que es suficiente con que el cliente rellene un formulario presencial o digital que incluya únicamente los datos exigidos en el Anexo I del Real Decreto 933/2021 (apartados A.3, A.4, B.3 y B.4):
- Nombre y apellidos
- Número del documento de identidad
- Nacionalidad
- Fecha de entrada y salida
- Otros datos requeridos expresamente por la norma
Cómo verificar la identidad sin vulnerar la privacidad
Para comprobar que los datos proporcionados por el huésped son verácicos, la AEPD recomienda métodos alternativos como:
- Verificación visual del documento: En el check-in presencial, sin realizar ni conservar copia.
- Certificados digitales: En procesos de registro online.
- Datos del medio de pago: Contraste de la información con los datos bancarios o de tarjeta.
- Códigos por móvil o email: Autenticación mediante códigos únicos enviados al huésped.
Alternativas de verificación y garantías legales
Además de las recomendaciones de la AEPD, es posible implementar otras soluciones de verificación siempre que cumplan con los principios del RGPD. El responsable del tratamiento debe:
- Evaluar la proporcionalidad del método
- Justificar su necesidad
- Documentar su adecuación normativa
Un enfoque proactivo reduce riesgos legales y refuerza la confianza del cliente.
Asegura el cumplimiento: revisa tus procedimientos de recogida de datos
Si gestionas un hotel, apartamento turístico o cualquier alojamiento, es esencial revisar tus protocolos de recogida y verificación de datos. Un simple error puede traducirse en sanciones o pérdida de reputación.
En LVS2, realizamos auditorías de protección de datos adaptadas al sector turístico. Analizamos tus formularios de check-in, procesos de verificación y cumplimiento del Real Decreto 933/2021 para garantizar que tu establecimiento actúa conforme a la ley.
- Identificamos riesgos legales ocultos
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